במהלך חיינו אנו חוגגים אירועים רבים. לעיתים, ריבוי האירועים מביא לשחיקה ולתחושת מיצוי עוד לפני שהאירוע בכלל התחיל. בכדי למנוע זאת רצוי לנסות ולחדש משהו בכל אירוע שאנו עושים –האירוע יכול להיות במיקום מיוחד, לבוש מקורי, אוכל ייחודי ומפתיע או תוכנית אמנותית מגוונת ומעניינת. ריכזנו עבורכם מספר דברים שחשוב לדעת לפני שמארגנים אירוע לכל מטרה.
הגדרת תקציב מוגבל
לכולנו יושב סדר גודל של תקציב בראש, אותו אנו מעוניינים להשקיע באירוע הספציפי הזה. פעמים רבות אנו מגלים בדיעבד כי חרגנו מהתקציב הרצוי באחוז ניכר. לאור זאת, חשוב מאד להגדיר מראש בצורה ברורה ומדויקת את התקציב הרצוי, ולפעול אך ורק בגבולותיו. הגדרת התקציב תיקבע לנו דברים רבים בהמשך ועל כן יש להגדיר אותו כבר בשלב הראשון.
הגדרת מטרת האירוע
לכל אירוע ישנה מטרה (או מטרות) שונות – מסיבת יומולדת, חתונה, בר מצווה, יום כיף לעובדים, אירוע השקה, חגיגת סיום, לכולן יש מטרות שונות המשפיעות על אופי האירוע ומהלכו. הגדירו מראש את מטרות האירוע אותו אתם מפיקים, והרכיבו את התוכנית בהתאם לאותן מטרות שבחרתם.
בניית סדרי עדיפויות ברורים
כל אירוע מורכב ממרכיבים שונים רבים ומגוונים: מוזיקה, אוכל, מפעיל חיצוני, אולם, קישוטים, מזכרות וכדו'. בכדי שלא לטבוע ברכיבים הרבים יש לבנות סדר עדיפויות ברור, ועל פיו לחלק את התקציב ואת ההשקעה.
האם כדאי להזמין אומן חיצוני?
אנשים רבים בוחרים להזמין מפעיל חיצוני, כלומר אדם אשר תפקידו למלא את התוכנית האמנותית. זה יכול להיות זמר, אומן חושים, קוסם, סטנדאפיסט, די ג'יי, רקדן ועוד מגוון עצום של אנשים. אומן חיצוני על פי רוב משדרג את רמת התוכן של האירוע וממלא את מסגרת הזמן המרכזית שלו. את המפעיל החיצוני יש לבחור לפי סוג האירוע (הגדרת המטרות, זוכרים?) והתקציב הקיים ברשותכם (הגדרת התקציב, שם שם).
אצל https://yago.co.il ניתן למצוא מגוון הפעלות המתאימות למגוון רחב של אירועים וחגיגות.
מה חשוב לשים לב כשמזמינים מפעיל חיצוני?
לאחר שבחרנו את סוג המפעיל אותו אנו מעוניינים להזמין יש לשים לב לשני דברים מרכזיים: איכות המפעיל ומחירו.
איכות המפעיל
איכות המפעיל כוללת בתוכה עד כמה המפעיל מנוסה, עד כמה הוא מתחבר לקהל, עד כמה הביקורות עליו מוצלחות וכדו'. בדיקה זו ניתן לעשות בעזרת המלצות (או דיס המלצות), השתתפות בהופעות אחרות שלו או על ידי התרשמות מהאתר שלו.
מחיר המפעיל
מדד זה הינו חושב אך מטעה. פעמים רבות המחיר בא על חשבון האיכות, וכן פעמים שהמחיר מציג תמונה חלקית בלבד, כיוון שאינו כולל הוצאות נלוות נוספות. למשל, לפעמים המפעילים אינם כוללים במחיר את תוספת המע"מ, ציוד ההגברה, הרכבת הציוד הנדרש וכדו'. בדקו עם המפעיל מה בדיוק כלול במחיר ומה מגיע בתוספת תשלום.
מילה לסיום
אירוע הוא דבר משמח ומהנה. זכרו כי מטרת האירוע היא לחגוג ולהנות, ונסו שלא להגיע למצבי לחץ הפוגעים בהנאה, וסותרים את המטרה הבסיסית לשמה התכנסנו. אירוע עושים באהבה, או שלא עושים בכלל…
